北京药盾公益基金会办公室管理制度

   药盾制度01

北京药盾公益基金会

办公室管理制度

 

为了规范基金会全体员工工作场所内的行为,共同创造和谐、有序、积极、向上的工作氛围与工作环境,并通过日常职业化的精神风貌体现基金会专业化的综合素质与工作习惯,现制定《北京药盾公益基金会办公室管理制度》,请全体员工遵守执行。

 

一、安全管理规定

为保证基金会单位和员工的安全,防止火灾、盗窃等事件的发生,员工应自觉遵守以下安全管理规定:

(一)防火安全规定

1.办公区内禁止吸烟。

2.下班后,除特别批准,每位员工将各自办公位的电脑关闭。

3.每日办公区最后一位离开的员工,须将所有设备的电源关闭。

4.不得将易燃易爆物品带入办公室。

(二)防盗安全规定

1.每日下班后,将各自的抽屉锁好,钥匙放于安全地点。

2.工作席位离窗户较近的员工,下班前将临近窗户关闭。

3.每日办公区最后一位离开的员工,将外门锁好。

4.除特殊情况外,各人保管的钥匙不得借予他人使用。不复制他人的钥匙,员工短期休假或离职时,应将各类基金会钥匙交部门负责人或行政人员。

5.员工对所保管之文书财物及一切公物应善尽保管之责,未经许可不私自携出或出借;基金会保密文件要进行加密保存在电脑中,文件保管人要记住文件的保密口令。午休时(或需离开座位时)要将个人电脑设置为屏保状态;非电脑机主,不得随意打开并查阅他人电脑中的文件、数据。

6.上班时间员工预约的客人,要按时接见,不让来客在基金会等候时间过长,不得在上班时间会见亲友来访。

7.节假日加班人员要格外注意基金会安全和卫生的维护,发现问题要及时通知基金会领导或与相关人员联系。

 

二、公物管理规定

(一)基金会提倡艰苦创业,勤俭节约。员工要爱惜公物,物尽其用,反对奢侈和浪费。保护公物和公共设施。禁止乱放、乱堆及任意涂写。

(二)基金会的公物及固定资产不得挪作私用。

(三)消费性物品的购买,包括办公室的设备、文具等,除基金会另有安排外,须由秘书长安排购买。购回的物品,集中保管,计划分配。特殊情况,需由其他人需要购买的,需事先经秘书长批准。购买后,交由行政部保管和分配。

(四)大件物品的购买、领用,须按基金会规定的开支审批权限,经秘书长批准后才能办理。

 

三、着装礼仪管理规定

为营造一个高效、庄重、互尊、和谐的办公环境,以树立并维护良好的基金会形象,请各位员工注意遵守着装礼仪。

(一)在办公室内提倡着正装。

(二)不能穿拖鞋、短裤和无领无袖的上衣。

(三)不穿奇装异服,不穿过于暴露的衣服,以体现尊重自己、尊重他人。

 

四、办公环境卫生管理规定

为使大家能在一个干净整洁的办公环境中工作,员工要自觉爱护各自办公席位及公共活动区的环境卫生。

(一)不乱扔废弃物,将垃圾扔进废纸篓。

(二)不将废茶水倒入洗手池。

(三)保持地面的清洁,保持办公桌面、计算机设备干净整洁,

桌上文件及文具用品摆放整齐。

 

五、电话通讯管理规定

(一)请勿用单位电话打私人长途电话。

(二)请勿用单位电话拨打信息台电话,一经发现将按严重违反规章制度处理,且个人负担所有信息台费用。

(三)基金会所有员工都应保证通讯畅通,享受通讯补助的员工如未按基金会通讯制度开机,导致联系不畅者,按违规处理。

(四)个人联系方式变更,请及时通知基金会。

 

六、工作时间内电脑使用、访问互联网及邮件管理规定

(一)在工作时间内及办公环境中不得从事与工作无关的网上浏览或其它娱乐活动。

(二)下班后,请每位员工将各自办公位的电脑和显示器都处于关闭状态。

(三)对工作方面的邮件,请及时回复。

(四)在未授权情况下,员工严禁以个人名义,在任何时间、任何地点,通过互联网向公众及媒体发布属于基金会的相关内容。

 

七、关于打印、复印管理规定

(一)员工打印公文或发送传真要以基金会规定的标准模板格式进行打印或发送。

(二)基金会打印机、复印机专用于打印、复印公文。未经批准,员工不得复印或打印私人文件。

(三)基金会人员打印文件,要注意节约用纸。在信息保密的前提下,尽量使用双面打印,在保证信息安全的同时,在大量打印非正式文档时需采用废纸进行双面打印,以体现基金会节约、环保、节能的优良传统。

(四)打印的资料应及时取走,以避免信息泄漏和纸张浪费。

 

八、本制度于2016113日第一届第三次理事会通过,解释权在秘书处,开始执行时间为2016121日。

 

 

北京药盾公益基金会

                                                               2016年113

 

2016年7月1日